Gestione degli eventi | Funzionamento

Il Quadro eventi è lo strumento definitivo per un'organizzazione chiara ed efficiente degli eventi. Simile al Quadro prenotazioni per le prenotazioni delle camere, il Quadro eventi è stato sviluppato per gestire facilmente le attività relative agli eventi dell'hotel.

Pianificazione degli eventi semplificata: con il Meeting Manager, puoi archiviare tutte le informazioni importanti per i tuoi eventi in modo centralizzato.

Preimpostazione quadro eventi

I tre puntini sopra il Quadro eventi ti portano a varie impostazioni relative alla larghezza delle colonne (ingrandire e ridurre), all'altezza delle righe (piccola, media, grande e riempimento), alle informazioni (legenda con tutte le icone e i caratteri che vale la pena conoscere) e alle preimpostazioni.

1. Qui puoi impostare quanti giorni a sinistra di oggi (nel passato) devono essere visualizzati.
2. L'intervallo di aggiornamento specifica l'intervallo in cui il Quadro deve essere aggiornato (in d'inattivitàività).
3. Con "Inizio e fine dell'attività", puoi specificare quale periodo deve essere visualizzato nella vista oraria (x2 o x3). Se la maggior parte degli eventi non si svolge prima delle 8:00 o dopo le 20:00, ad esempio, questi orari possono essere inseriti qui. Ciò significa che solo il periodo dalle 8:00 alle 20:00 è visibile. Questa impostazione influisce anche sull'inizio e sulla fine di un evento prenotato tramite la vista giornaliera (x1). Nell'esempio precedente, l'evento inizierà alle 8:00 del mattino e terminerà alle 20:00 di sera. All'interno della prenotazione, entrambi gli orari possono essere modificati con il comando "Sposta" (anche al di fuori dell'inizio/fine dell'attività impostati).
   4. Qui puoi impostare la vista predefinita da visualizzare all'apertura del Quadro eventi. Si consiglia di impostare la vista giornaliera (x1) come predefinita, in quanto ciò facilita la navigazione verso altri giorni/periodi.
   5. Il Quadro eventi offre tre diverse viste:
   Vista x1: questa è una vista giornaliera ed è particolarmente adatta per ottenere una panoramica generale e per prenotare eventi di più giorni.
   Vista x2 e Vista x3: queste viste possono essere definite nelle preimpostazioni del Quadro eventi.

Creare un evento

Il Quadro eventi viene aperto tramite Hotel » Movimenti » Quadro eventi. La presentazione è identica a quella del Quadro prenotazioni: tutte le sale create sono elencate a sinistra, e possono anche essere filtrate per categoria.

La prenotazione di una sala viene generata tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando dall'inizio desiderato alla fine desiderata. Per gli eventi di un giorno, è sufficiente fare doppio clic sul giorno in questione. Questo processo può essere annullato premendo il tasto Esc o cliccando sul cestino, oppure il modulo di prenotazione può essere aperto facendo doppio clic (di nuovo) o cliccando su "+".

Per prenotare un evento di poche ore, clicca sul giorno desiderato nella vista giornaliera e poi cambia la vista. Ora si visualizza direttamente il giorno giusto:

Il modulo evento

1. Informazioni generali sull'evento:
   • Nome evento
   • Tipo di evento
   • Conto evento / conto fatturazione
   • Ospite / prenotante (è meglio inserire qui la persona di contatto)
   • Ditta
2. Informazioni su
   • Data di creazione dell'evento
   • Stato (richiesto, da confermare, prenotazione, lista d'attesa, stornato)
   • Data in cui l'evento è stato impostato sullo stato prenotato o confermato
   • Per l'opzione Stato è possibile inserire una data/ora fino a quando l'opzione è valida. Una proposta (ad esempio, 7 giorni dalla creazione) può essere memorizzata nelle configurazioni del sistema. Non appena l'opzione è scaduta, l'evento viene visualizzato come barrato nel Quadro eventi.
   • In caso di storno, vengono visualizzati la data e, se applicabile, il motivo dello storno.
   • È possibile selezionare un colore per il bordo nel Quadro eventi.
3. Segmentazione
   • Gruppo prenotazione e canale vendita (può essere impostato come campo obbligatorio nelle configurazioni del sistema)
   • Mezzo pubblicitario, partner pubblicitario, campagna pubblicitaria, compagni di viaggio, motivo di viaggio e mezzo di trasporto possono essere compilati manualmente, se lo desideri.
4. Indicazioni e note
   • Qui si possono inserire indicazioni e note globali per tutte le aree rilevanti (reception/prenotazioni, housekeeping, ristorante/servizio e cucina). Questi dati sono poi visibili anche nella panoramica sull'evento. I campi sono limitati a 255 caratteri ciascuno.
   • Se sono necessarie indicazioni più lunghe, possono essere memorizzate come note nella seconda scheda. L'utente viene avvisato tramite un "!" della presenza di un'indicazione. Eventuali indicazioni vengono visualizzate anche nella panoramica sull'evento.
5. Informazioni sulle vendite
   • Quest'area fornisce informazioni sulla situazione attuale delle vendite dell'evento. La sezione superiore elenca i costi come l'affitto della sala, le risorse, i pacchetti e gli extra, mentre la sezione inferiore deduce eventuali depositi o buoni memorizzati e aggiunge eventuali vendite per le vendite alberghiere associate.
6. Prenotazioni sale meeting
   • Tutte le prenotazioni delle sale sono elencate in quest'area. A differenza della prenotazione delle camere, viene creata una prenotazione individuale della sala per ogni giorno. Un evento di tre giorni consiste quindi in tre prenotazioni. Se necessario, è possibile inserire qui la disposizione delle postazioni, il numero di partecipanti, il pacchetto evento e la nota principale (reception/prenotazione) per la prenotazione della sala. Con F2 o la matita (Modifica) hai la possibilità d'inserire commenti per il servizio di housekeeping, il ristorante e la cucina per ogni singola prenotazione di sala meeting. Questi commenti vengono visualizzati nella panoramica sull'evento nella panoramica della rispettiva prenotazione della sala.
   • 
7. Sono disponibili diverse azioni sia a livello globale che per prenotazione della sala:
   • Orario, blocchi di testo, risorse, extra

Postazioni

Le postazioni desiderate possono essere selezionate per ogni prenotazione del locale.

Per farlo, devi selezionare la prenotazione della sala desiderata e selezionare le postazioni desiderate direttamente tramite la colonna "Postazioni" o tramite le impostazioni delle impostazioni nel campo in basso a sinistra.

Numero di partecipanti

È possibile inserire anche il numero di partecipanti per prenotazione sala meeting. Se questo non corrisponde all'occupazione minima e massima presente nelle impostazioni delle postazioni o della categoria, apparirà un messaggio. Il numero di partecipanti è informativo da un lato, ma viene anche utilizzato per calcolare i pacchetti evento per persona.

Pacchetto

Gli elementi più interessanti sulla prenotazione di pacchetti eventi sono descritti qui.

Risorse

Le risorse possono essere già incluse nei pacchetti e saranno visualizzate sotto la voce "Risorse" solo dopo che l'evento è stato prenotato e solo allora saranno detratte dalla disponibilità. Se il numero di partecipanti cambia (nel caso di pacchetti che vengono addebitati per persona/partecipante), la prenotazione dell'evento deve essere eliminata e riprenotata dopo la modifica, in modo che il calcolo dei costi sia nuovamente corretto.

Le risorse indipendenti dai pacchetti possono essere prenotate tramite il bottone "Risorse" e poi con "+" o meglio tramite "Quadro risorse aperto".

Informazioni più dettagliate sulla prenotazione delle risorse sono disponibili qui.

Orario

Un orario rende molto più facile organizzare lo svolgimento di un evento. Ciò significa che tutte le persone coinvolte sanno sempre quando, in quale locale si svolge l'evento e cosa occorre preparare.