Archivio aziende

Introduzione

L’archivio aziende è un modulo centrale di ASA HOTEL, sviluppato appositamente per la gestione dei rapporti con i clienti aziendali. Consente un’organizzazione efficiente e una gestione accurata dei dati aziendali, dei referenti e delle modalità di fatturazione specifiche. Ideale per viaggiatori d’affari, prenotazioni aziendali o partner commerciali abituali.

Scheda "Sede legale"

Nella prima scheda "Sede legale" dell’archivio aziende vengono registrati i dati aziendali fondamentali (l'indirizzo) e la persona di riferimento (persona di contatto primaria per prenotazioni e comunicazioni):

• Nome azienda: Nome completo dell’azienda

• Indirizzo: Via, CAP, città, paese

• Partita IVA / Codice fiscale: Ai fini fiscali

• Dati di nascita: Campi opzionali per la categorizzazione

• Comunicazione: Registrazione dei dati principali per la comunicazione come numero di telefono, indirizzo e-mail, numero fax, sito web e il saluto preferito

Scheda "Generale"

Nella scheda “Generale” è possibile salvare diverse informazioni aggiuntive sull’azienda, utili per analisi, marketing e processi automatici. Qui si possono inserire, ad esempio, il canale di prenotazione o un mezzo pubblicitario predefinito. È inoltre possibile registrare un listino prezzi personalizzato che verrà applicato automaticamente ad ogni prenotazione, oppure definire uno sconto fisso riservato all’azienda. Anche i dati bancari e le condizioni di pagamento possono essere inseriti. La scheda “Generale” supporta così una gestione individuale e automatizzata dei clienti aziendali.

Scheda "Impostazioni prenotazione"

Nella scheda “Impostazioni prenotazione” viene definito a quale gruppo IVA appartiene l’azienda. Questa impostazione è particolarmente importante per un corretto trattamento fiscale nelle fatture – ad esempio nel caso di un’azienda estera o un’attività esente da imposta. Il gruppo IVA qui indicato viene applicato automaticamente ad ogni prenotazione, garantendo una fatturazione senza errori.

Persona di riferimento

Per ogni azienda è possibile registrare più persone di riferimento e assegnare loro un ruolo specifico. Se una di queste persone viene selezionata come ospite durante una prenotazione, anche l’azienda corrispondente viene assegnata automaticamente. Questo garantisce che le prenotazioni e le comunicazioni siano sempre correttamente collegate.

Persone di contatto per la corrispondenza e la fatturazione 

(a partire dalla versione 25.11)

Con questa estensione è possibile registrare, all’interno di un’azienda, persone di contatto per la corrispondenza e per la fatturazione. In questo modo è possibile definire in maniera più chiara i flussi di comunicazione e di emissione delle fatture, nonché elaborarli in modo automatizzato.

Per garantire che le persone di contatto vengano riconosciuti automaticamente e assegnati correttamente, è necessario innanzitutto definire le relative funzioni per i due tipi di relazione. A tal fine si accede al seguente percorso:

Azienda -> Azienda -> Altri dati

In questa sezione vengono configurate le seguenti impostazioni:

• Funzione per tipo relazione familiari – Corrispondenza
• Funzione per tipo relazione familiari – Fatturazione

Nei conti di fatturazione è disponibile un nuovo elemento testo denominato “All’attenzione di”. Questo elemento permette di specificare una determinata persona di contatto per la consegna della fattura.

Quando nel conto di fatturazione viene registrata un’azienda, avviene quanto segue:
Il nome della prima persona di contatto che corrisponde alla funzione definita nel campo tipo di relazione per la fatturazione viene importato automaticamente nell’elemento “All’attenzione di”.

Indipendentemente dall’azienda registrata, l’elemento “All’attenzione di” può essere modificato in qualsiasi momento, consentendo così di definire differenti o temporanei persone di contatto.

Anche se un conto di fatturazione è già stato impostato come definitivo, l’elemento “All’attenzione di” può continuare ad essere modificato tramite il comando “Modificare il destinatario fattura”.

L’unità organizzativa (reparto) e le persone di contatto nell’azienda o nel conto fatturazione vengono riportati nel destinatario della fattura.

La persona di contatto per la corrispondenza e quello per la fatturazione possono inoltre essere richiamati come MergeTag in ASA Webmail.

Ulteriori opzioni

Un elenco a discesa offre inoltre la possibilità di visualizzare altre opzioni e dettagli dell’azienda. In questo modo si ha sempre una panoramica chiara di tutte le informazioni importanti.