Lo strumento Attività serve per la gestione, l’assegnazione e il monitoraggio delle attività operative all’interno dell’azienda. Le attività possono essere create manualmente oppure generate automaticamente (ad es. tramite listini prezzi, offerte o pacchetti attività).

Requisiti

Per lavorare correttamente con le attività è necessaria una configurazione corretta di utenti e collaboratori.

Creazione utenti:
Impostazioni → Sistema → Utenti
(necessario solo per il filtro nelle Quick Info)

Creazione collaboratori:
Generale → Archivi di base → Collaboratori

Successivamente:

• assegnare l’utente al collaboratore

• attivare l’opzione “Attività” nel collaboratore

Solo in questo modo le attività possono essere assegnate e visualizzate correttamente.

Panoramica attività

La panoramica centrale si trova in:

Generale → Movimenti → Attività

Qui è possibile cercare attività, applicare filtri, modificare attività e creare nuove attività.

Creazione di un’attività

Area “Generale”

Durante la creazione di un’attività vengono definiti oggetto e contenuto. Il numero dell’attività viene assegnato automaticamente. Il campo “Terminata il” viene valorizzato automaticamente non appena l’attività viene contrassegnata come completata.

Nella configurazione di sistema, sotto Azienda → Altre è possibile definire diversi campi obbligatori (a partire dalla versione 26.04).

Lo stato dell’attività definisce l’avanzamento della lavorazione. Le nuove attività ricevono automaticamente lo stato “Aperto”. Nel corso della lavorazione lo stato può essere modificato manualmente (ad es. “In corso”).

Quando viene impostato il flag “Completato”

• lo stato viene aggiornato automaticamente

• viene impostata la data di completamento

Gli stati disponibili vengono gestiti in:

Generale → Preimpostazione impresa → Stati di elaborazione

La base è costituita da stati di sistema rilevanti come:

• Non iniziato

• In lavorazione

• Completato

Tramite l’attività è possibile categorizzare il compito (ad es. riparazione, richiesta ospite).

La gestione avviene in Generale → Preimpostazione impresa → Stati di elaborazione

L’assegnazione può avvenire a un collaboratore e/o a un reparto. I reparti vengono gestiti in Generale → Preimpostazione impresa → Mansioni. Ulteriori collaboratori possono essere inseriti come “Per conoscenza”.

Priorità e colore servono per l’evidenziazione visiva. La descrizione contiene le informazioni dettagliate dell’attività.

Lo stato di contabilizzazione viene impostato automaticamente ed è particolarmente rilevante per le attività generate automaticamente.

Area “Pianificazione” e "Ripetizione"

La data di scadenza definisce entro quando l’attività deve essere completata e controlla la visualizzazione nelle liste e nelle analisi. Facoltativamente può essere indicato un tempo previsto. Ora di inizio e ora di fine sono puramente informative.

Tramite la funzione di ripetizione possono essere definite serie automatiche (ad es. giornaliere o settimanali).

Una nuova attività viene generata solo quando:

• l’attività precedente è stata completata
  oppure

• è stata raggiunta la relativa data di scadenza
  (a seconda dell’impostazione).

È inoltre possibile allegare immagini o grafici, ad esempio per documentare danni.

Collegamenti

Le attività possono essere collegate ai seguenti oggetti:

• Prenotazione

• Prenotazione camera

• Prenotazione sala (con Meeting Manager attivo)

Quando un’attività viene creata da una prenotazione, i collegamenti vengono impostati automaticamente.

Le attività esistenti vengono visualizzate direttamente nella prenotazione.

Durante la creazione di una nuova attività è possibile utilizzare un modello predefinito.

Attività automatiche

Le attività automatiche si basano sempre su modelli di attività.

Percorso: Generale → Preimpostazioni impresa → Modelli attività

Su questa base sono disponibili i seguenti meccanismi:

• Attività globali (listino prezzi)

• Attività basate su offerte → documentazione completa Attività basate su offerte

• Pacchetti attività

Le attività non vengono create direttamente durante la creazione della prenotazione. La creazione avviene solamente al momento della contabilizzazione dei servizi.

Attività globali nei listini prezzi

Nei listini prezzi possono essere definite attività globali.

Queste vengono create automaticamente:

• per tutte le offerte del listino

• se nell’offerta è attiva l’opzione
  “Considerare attività globali”

Percorso: Hotel → Archivi di base → Listini → Attività globali

Attività basate su offerte

Configurazione

Per ogni offerta possono essere definiti:

• singole attività (da modelli)

• pacchetti attività

Inoltre viene definito:

• scadenza in giorni

• prima o dopo la data di riferimento

Data di riferimento:

• arrivo

• partenza

Percorso: Hotel → Archivi di base → Listini → Scheda “Offerte”

Ulteriori informazioni sulle attività basate su offerte e sulla logica di contabilizzazione, valida anche per le attività globali, sono disponibili nella documentazione dedicata: Attività basate su offerte

Pacchetti attività

I pacchetti attività sono raccolte predefinite di più attività frequentemente utilizzate insieme.

Vantaggi

• creazione di più attività con un solo clic

• standardizzazione dei processi

• riduzione degli errori manuali

Un pacchetto attività può essere:

• utilizzato manualmente

• oppure assegnato direttamente a un’offerta

Percorso: Hotel → Impostazioni → Pacchetti attività

Quick Info

Le Quick Info nel piano camere mostrano tutte le attività rilevanti per il collaboratore o reparto corrente.

Di default vengono visualizzate:

• attività in scadenza oggi

• attività scadute

Tramite filtri è possibile modificare il periodo visualizzato.

Con un doppio clic si apre il dettaglio dell’attività.

Attività contabilizzate “provvisoriamente”

Le attività vengono contabilizzate in modo provvisorio quando la prenotazione camera non è ancora confermata.

Un’attività contabilizzata “provvisoriamente”:

• non viene considerata come attività in scadenza

• non viene mostrata nel report “Attività in scadenza”

• non appare nelle Quick Info

• non appare nel Web Client attività

Le attività contabilizzate “provvisoriamente” vengono eliminate dal servizio di pulizia solo se tutte le seguenti condizioni sono soddisfatte:

• la data “Scadenza il” è antecedente di 30 giorni rispetto alla data odierna

• la data di partenza della prenotazione collegata è antecedente di 30 giorni rispetto alla data odierna

• la data “Registrato il” è antecedente di 30 giorni rispetto alla data odierna

Analisi

Report: S10-230 Attività in scadenza

Il report mostra tutte le attività in scadenza e può essere:

• filtrato

• stampato

• esportato in PDF

Web Client

Tramite il Task Manager le attività possono essere gestite anche da dispositivi mobili (smartphone/tablet). Questa funzione è particolarmente utile per collaboratori senza una postazione PC fissa.

Ulteriori informazioni sulla configurazione e sull’utilizzo del Web Client sono disponibili nella documentazione: Impostazioni strumento Attività

Altro

• Il filtro attività nelle Quick-Info: Il collaboratore associato all'utente attualmente connesso visualizza ora:
  - le proprie attività;
  - le attività del proprio reparto (se memorizzato nell'anagrafica del collaboratore) che non sono assegnate a un collaboratore specifico.

• Le attività vengono ora trasferite durante l'acquisizione delle prenotazioni.

• Quando una prenotazione camera o una prenotazione sala viene impostata sullo stato "Cancellata", le attività collegate vengono ora impostate sullo stato "Sospesa" oppure eliminate (a seconda della configurazione del sistema).