Modalità operativa – Gruppo di viaggio

A partire dalla versione 26.01

Di seguito viene descritto l’invio e l’utilizzo del pre check-in per gruppi di viaggio.

Con il pre check-in per gruppi di viaggio, gli ospiti possono inserire autonomamente i propri dati già prima dell’arrivo. In questo modo, il check-in in loco viene notevolmente velocizzato.

Affinché il pre check-in per un gruppo di viaggio venga attivato, nella prenotazione deve essere selezionata l’opzione “gruppo di viaggio” per l’accompagnatore. Il link è lo stesso del normale pre check-in e reagisce automaticamente all’accompagnatore selezionato.

Per l’ospite o il capogruppo si apre una finestra di dialogo corrispondente.

I dati del capogruppo possono essere inseriti come di consueto nel modulo di pre check-in.

Dopo aver cliccato su “Avanti”, si accede all’inserimento dei dati del gruppo.

I dati del gruppo di viaggio possono essere inseriti in due modi:

• Inserimento manuale direttamente nella tabella
• Importazione tramite copia e incolla da un file Excel

In questo esempio sono stati volutamente inseriti alcuni errori nel file Excel per dimostrare il funzionamento dell’assistente di inserimento.

Quando si incolla la tabella, si apre automaticamente un assistente che identifica i campi che non possono essere assegnati in modo univoco.

Questi campi errati possono quindi essere corretti manualmente.

Esempio:

Al termine dell’assistente, viene mostrata nuovamente una panoramica dell’intera tabella per il controllo.

Dopo la conferma dei dati del gruppo, si passa all’assegnazione delle camere.

Sono disponibili due opzioni:

• Assegnazione automatica degli ospiti
• Assegnazione manuale tramite drag & drop

Viene sempre mostrato:

• quali ospiti sono già stati assegnati
• quali ospiti mancano ancora

Esempio:

Non appena tutti gli ospiti sono stati assegnati come desiderato, si può proseguire.

Viene quindi mostrato nuovamente un riepilogo dell’intera prenotazione, dove è possibile aggiungere note e inserire una targa del veicolo.

Facendo clic su “Invia”, il pre check-in viene completato.

Fatto! I dati del gruppo di viaggio sono stati trasmessi con successo.

Per la prenotazione viene creata una voce “Da controllare”...

...e gli ospiti delle camere sono automaticamente registrati.