Change Log | Version 26.00 – ASA Hilfe Center

Automatischer HTML-Versand

Mit dem automatischen HTML-Versand können definierte E-Mail-Typen wie Pre-Stay- und Post-Stay-Mails, Reminder, Geburtstagsgrüße, Angebote oder Reservierungsbestätigungen vollständig automatisiert versendet werden. Der Versand erfolgt ohne manuelles Eingreifen auf Basis konfigurierbarer Logiken (z. B. Pre-Stay 3 Tage vor Anreise, Post-Stay 2 Tage nach Abreise, Reminder 1 Tag nach Angebotsversand) und zu festgelegten Uhrzeiten. Dies ermöglicht eine zeitgenaue, konsistente und skalierbare Gästekommunikation bei gleichzeitig reduziertem manuellen Aufwand.

Link zur Doku: Automatischer HTML-Versand

Kommunikationsmanager

Der Kommunikationsmanager ist das zentrale Tool der Rezeption zur Verwaltung und Priorisierung aller Kommunikationsaktivitäten im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Optionen, Reservierungen und Bestätigungen. Er unterstützt, den Überblick zu behalten, offene Aufgaben gezielt abzuarbeiten und sicherzustellen, dass Gäste zeitnah ein Angebot oder eine Bestätigung erhalten.
Durch die grafische Board-Ansicht ist jederzeit ersichtlich, wo sich eine Reservierung im Kommunikationsprozess befindet und wie lange sie dort bereits offen ist.

Link zur Doku: Kommunikationsmanager

Abrechnungskonten

In den Abrechnungskonten steht ein neues Listenkommando „Konten-Assistent“ zur Verfügung, das nur zur Verfügung steht, wenn Konten über eine Reservierung geöffnet werden. Der Konten-Assistent öffnet sich als Dialog ausschließlich im Vollbildmodus und zeigt alle Konten an, die gesplittet werden können. Diese Konten lassen sich im Auswahlfeld oder Drag & Drop in eine Bearbeitungsansicht verschieben, in der anschließend die konkreten Kontopositionen zum Splitten ausgewählt werden. Neben dem Splitten von Positionen können auch Extras, Leistungen, Spa-Buchungen und Pakete verschoben werden. Im Tab "Extras" besteht zusätzlich die Möglichkeit, Extras aus anderen Reservierungen zu übernehmen. Bereits vorgenommene Splittings können jederzeit über die Funktion „Splittings zurücksetzen“ rückgängig gemacht werden.

Link zur Doku: Konten-Assistent (NEW) – ASA Hilfe Center
Neues Feld "Postleitzahl" wurde zu den Abrechnungskonten und Registrierkassenbelegen hinzugefügt. Die Postleitzahl muss künftig getrennt eingegeben werden, damit aus den Kopfdaten des Abrechnungskontos eine E-Rechnung in Italien erstellt werden kann. Hier ist das Feld "PLZ" obligatorisch.
Bei den Übernehmen-Kommandos wird nun verhindert, dass abgeschlossene Konsumationsbuchungen auf ein Abrechnungskonto eines anderen TV-Betriebs übernommen werden können (vorher war es noch strenger auf Haus begrenzt). Dasselbe wird nun auch bei den Umbuchen-Kommandos sichergestellt. Bislang erfolgte keine entsprechende Prüfung.

Reservierung

Die Zimmerkategorien wurden um das Feld „Überbuchungsverwaltung“ erweitert, mit dem Überbuchungen pro Zimmerkategorie gesteuert werden können. Hierfür wurde eine neue Tabelle für erlaubte Überbuchungen (0–99) pro Tag und Zimmerkategorie eingeführt. Nur Kategorien mit aktivierter Überbuchungsverwaltung sind auswählbar. Die erlaubten und effektiven Überbuchungen fließen nun in die Berechnung der freien Zimmer für Internet-Portale ein, zusätzlich werden Änderungsinformationen für Out-of-Order-Zimmer und -Räume aufgezeichnet.

Link zur Doku: Erlaubte Überbuchungen – ASA Hilfe Center
Systemkonfiguration: Option "Überbuchungen bei Zimmerfreimeldung berücksichtigen" wurde umbenannt in "Bei Überbuchung Zimmer derselben Kategorie als belegt behandeln".
Reservierungen ohne Zimmerzuweisung: Diese können künftig auch ohne konkrete Zimmernummer angelegt werden, sodass die Zuweisung erst kurz vor der Anreise oder beim Check-in erfolgt. Voraussetzung ist, dass die Systemeinstellung „Zimmer erforderlich“ deaktiviert ist. Reservierungen ohne Zimmernummer erscheinen erst im Zimmerplan, nachdem ihnen ein Zimmer zugewiesen wurde. Die Zimmerzuweisung kann global im Zimmerplan, innerhalb einer Reservierung oder beim Check-in über den neuen Zimmerzuweisungs-Assistenten erfolgen. Dabei werden bevorzugt saubere Zimmer vorgeschlagen. Zudem gibt es neue Kommandos wie „Alle Zimmer zuweisen“ und „Zugewiesene Zimmer zurücksetzen“ sowie eine neue Portal-Einstellung „Zimmer automatisch zuweisen“, die nur bei deaktivierter automatischer Reservierungsübernahme greift.

Link zur Doku: Reservierungen ohne Zimmerzuweisung – ASA Hilfe Center
Es wird nun ein Hinweis angezeigt, wenn eine Zimmer- oder Raumreservierung verschoben wird, bei der eine nicht erledigte Aufgabe mit Fälligkeit hinterlegt ist. Wenn die Aufgabe nur auf der Reservierung hinterlegt ist, erscheint der Hinweis bei jeder verschobenen Zimmer- oder Raumreservierung, die dieser zugeordnet ist.
Bevor eine Reservierung gelöscht wird, erscheint nun ein Hinweis, wenn noch Zimmer- oder Raumreservierungen enthalten sind. Diese werden ebenfalls gelöscht. Wird die Reservierungsart in einer Zimmerreservierung geändert und ist diese mit einer Veranstaltung verknüpft, wird abgefragt, ob der Status nur für die Zimmerreservierungen und/oder auch für die Raumreservierungen übernommen werden soll.
In der Reservierung wurden 2 neue Kommandos eingeführt: Check-in Auswahl und Check-out Auswahl
- Beide Kommandos öffnen einen Auswahl-Dialog, in dem gezielt einzelne Zimmerreservierungen ausgewählt werden können, die ein- bzw. ausgecheckt werden sollen.
- Die Zimmerreservierungen welche am aktuellen Tag an- bzw. abreisen, sind bereits vorselektiert.
- Wenn beim Check-out noch Zimmerreservierungen auf "Reserviert" sind, welche noch ankommen könnten, wird der Benutzer gefragt, ob es sich um den letzten Aufenthalt haltet.

ASA Webmail

In der Spa-Buchung wird nun die E-Mail-Adresse des Zimmergastes, des Gastes, der Firma oder des Kontos vorgeschlagen, sofern vorhanden. Als Vorschlagsliste werden jene E-Mails des Gastes und der Firma inklusive der Ansprechpersonen berücksichtigt.
Die Einstellungen „Vorlaufzeit berücksichtigen“ und „Nachlaufzeit berücksichtigen“ wurden im Spa-Block hinzugefügt. Dadurch kann nun festgelegt werden, ob die Vor- und Nachlaufzeiten der Anwendung bei der angezeigten Dauer auch für den Gast berücksichtigt werden sollen.
Für die MergeTags wurde ein Suchfeld hinzugefügt.
Das Feld „Pre Check-in erledigt am“ steht nun als MergeTag zur Verfügung und kann mit einer entsprechenden Anzeigebedingung verwendet werden. In Pre-Stay-Mails lässt sich der Pre Check-in nun ausschließen, wenn er beispielsweise bereits bei der Reservierungsbestätigung abgeschlossen wurde.
Das Tool „Tabelle“ wurde um zwei Editor-Einstellungen erweitert. Die vertikale Zellenausrichtung ermöglicht die Ausrichtung einzelner Zellen im Tabellenraster und ist ausschließlich in der Desktop-Version verfügbar. Zusätzlich kann mit der neuen Option „Rahmenfarbe“ die Farbe der Zellrahmen individuell festgelegt werden.
Im Angebotsblock (nur auf der Landingpage verfügbar) wurde eine neue Einstellung für Erfolgs- und Fehlerstatusmeldungen bei der Angebotsbestätigung hinzugefügt:
- Erfolgsmeldung: Wird nur ausgegeben, wenn sie vorhanden ist und eines der Bestätigungsmöglichkeiten erfolgreich war.
- Fehlermeldung: Wird nur ausgegeben, wenn das automatische Buchen nicht erfolgreich war. Die entsprechende Einstellung ist nur sichtbar, wenn „Automatisch buchen“ aktiviert ist.
- Exception-Fall: Tritt ein technischer Fehler auf und es war noch keine Bestätigungsoption erfolgreich, wird folgende Meldung angezeigt: „Technisches Problem beim Senden Ihrer Anfrage. Bitte versuchen Sie es erneut oder kontaktieren Sie uns direkt.“

Veranstaltungen

In der Raumreservierung wird nun die Farbe des zugehörigen Pakets übernommen. Zudem wurde eine neue Hierarchie der Umrandungsfarben in den Plänen eingeführt. Diese wirkt sich wie folgt aus: Zimmer-/Raumreservierung, Paket (bei Raumreservierungen), Reservierung, Veranstaltungsart, Buchungsgruppe und Buchungskanal.
Im Veranstaltungsplan wird nun zusätzlich zum Veranstaltungsnamen der Gastname aus der Raumreservierung angezeigt, falls keine Firma hinterlegt ist.

Leistungen

Im Verpflegungsassistenten können nun pro Tag unterschiedliche Angebote ausgewählt werden. Dabei gelten folgende Anpassungen:
- Es werden nur Angebote mit täglicher Verbuchung berücksichtigt.
- Das Flag „Buchungskonditionen“ wird von der Reservierung übernommen und entsprechend berücksichtigt.
- Vor dem Schließen des Dialogs wird für jede ausgewählte Zimmerreservierung validiert, ob das Angebot buchbar ist.

Aufgaben

Die Sortierung wurde im Web Client sowie in den Quick-Infos der Aufgaben auf folgende Reihenfolge geändert: Fällig am, Priorität (Reihenfolge), Beginnt um, Beginnt am, Zugewiesen an (inkl. Nummer).
Das Zugriffsrecht „Hotel: Aufgaben“ wurde erweitert: Nutzer können nun bei Aufgaben DMS-Dokumente anzeigen, hinterlegen, bearbeiten und löschen.

Arbeitsplanung Housekeeping

Neues Zugriffsrecht "Hotel: Arbeitsplanung Housekeeping" wurde hinzugefügt, um den Zugang zur Housekeeping Arbeitsplanung individuell steuern zu können.

Tagesabschluss

Leistungsbuchungen werden beim Aktualisieren der Rechnungspositionen sowie beim Tagesabschluss automatisch gesplittet, sofern im Leistungszeitraum eine MwSt.-Änderung vorliegt. Zusätzlich werden auch bereits abgeschlossene und definitiv gedruckte Buchungen nachträglich gesplittet, falls eine vergangene MwSt.-Änderung dies erfordert. In bestimmten Fällen kann es dadurch zu geringfügigen Saldodifferenzen kommen, was allerdings rein die Umsatzstatistik betrifft - die FiBu-Erlöse bleiben davon unberührt! Bei aktivierter Einstellung „Erlöse aus Abrechnungskonten“ werden nun Rechnungskonto und MwSt.-Kode der Abrechnungskontopositionen auf ihre Gültigkeit zum Dokumentdatum geprüft.

Touch POS

Stornierte Extras werden ab sofort beim Konsumationslistendruck sowie in der Auflistung der gebuchten Extras automatisch weggefiltert. Gegengebuchte Extras werden weiterhin angezeigt. Die bisherige Druckeinstellung „Stornierte Extras nicht drucken“ wurde in „Gegengebuchte Extras nicht drucken“ umbenannt.

Preisliste

Bei den "Berechneten Angebotspreisen" werden nur noch jene Verpflegungsarten berücksichtigt, für die entweder ein Logis-Preis hinterlegt oder ein Verpflegungszuschlag definiert ist.

Berichte / Auswertungen

Im Bericht "Ein- und Ausgänge Anzahlungen" wurde die Spalte Reservierung zusätzlich zu An- und Abreise um die Reservierungsnummer/Jahr erweitert.
Im Bericht "Tagesbewegungen" werden bei den Geburtstagen nun das Anreise- und Abreisedatum der Gäste angezeigt.

Internet Portale

Portale, die Buchungen einlesen können, sind nun automatisch auch dazu berechtigt, Anzahlungen einzulesen.

Gästemeldung

In der Systemkonfiguration gibt es zwei neue Einstellungen unter Betrieb → Gästemeldung:
- „Dialog bei Anmeldung unterdrücken (falls möglich)“: Versucht, den Dialog bei der Anmeldung der Meldegäste in der Reservierung zu unterdrücken. Haben die Meldegäste unterschiedliche Anreisedaten, wird der Dialog dennoch angezeigt.
- „Gästemeldung bei Anmeldung drucken“: Nach der Anmeldung der Meldegäste in der Reservierung erscheint ein Druckdialog, über den der Meldeschein direkt gedruckt werden kann.
Zusätzlich können nun Reservierungen, bei denen Meldungen eingetragen, aber noch nicht gesendet worden sind, gelöscht werden.

Schnittstelle

Implementierung der SiteMinder-Channelmanager-Schnittstelle inklusive Zertifizierung.
ReservationService:
- Das Feld „settled“ wurde im InvoiceHeader ergänzt, damit der endgültige Rechnungsstatus direkt ausgegeben werden kann. Eine zusätzliche Abfrage über „prepareRoomBill“ ist damit nicht mehr erforderlich.
- Die Felder „vip“, „vipLevel“ sowie eine Liste der Adressgruppen wurden ergänzt. Die Adressgruppen werden nur exportiert, wenn der erweiterte Reservierungsdienst aktiv ist und die Option „tags“ gesetzt wurde.
- Ein neuer Parameter "postingBlock" zum Setzen der Buchungssperre wurde zu "payRoomBill" hinzugefügt.

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