Indirizzi | Dati personali di base

Nome 1 (N1) Campo obbligatorio, per le persone il cognome, per le aziende la ragione sociale.

Nome 2 (N2) Per le persone il nome di battesimo, per le aziende una possibile aggiunta che non era inseribile nel "Nome 1".

Nome di ricerca / Titolo Il nome di ricerca viene utilizzato in modo efficace. È impostato in modo tale da poter essere trovato rapidamente durante la ricerca (campo indicizzato). Di norma, il nome di ricerca è composto semplicemente dal Nome 1 e dal Nome 2, ma permette anche altre opzioni. Esempio: N1: Friedle, N2: Gerhard: N1: Friedle, N2: Gerhard, nome di ricerca: Stefan Steiner - Il titolo può essere inserito liberamente, ad esempio Dr., Prof. ecc.

Dati personali aggiuntivi

Lingua/sesso/natura giuridica Il campo "Lingua" è un campo obbligatorio che controlla la lingua per tutti i documenti che vengono consegnati all'"indirizzo" (la cosiddetta "lingua del documento"). Anche il sesso è un campo obbligatorio, in quanto la convenzione linguistica prevede che le aziende (di qualsiasi tipo) siano classificate come "persona giuridica", alla quale può essere assegnata una natura giuridica specifica come informazione aggiuntiva.

Intestazione/Intestazione lettere L'intestazione appropriata viene selezionata e assegnata dall'omonima sezione del programma sotto Indirizzi/Preimpostazioni, dove la casella "Tu" (se disponibile) può essere utilizzata per i saluti confidenziali. Se necessario, si può anche inserire un'intestazione individuale all'inizio di una lettera.

Dati indirizzo

Strada (1) e strada (2) Questi si comportano come il Nome (1) e il Nome (2) di cui sopra, quindi se c'è spazio sufficiente, basterà compilare la prima riga.

Paese / Comune La selezione di un Comune da una tabella predefinita può essere richiesta per vari tipi di comunicazioni ufficiali, così come l'assegnazione di un codice paese UIC (per la "Black List").

Per un Comune selezionato dalla tabella, il programma reagisce alla lingua del documento. Ovvero anche se l'impiegato tedesco ha selezionato "Bozen", verrà comunque utilizzato "Bolzano" per un indirizzo in un documento di lingua italiana (se attiva).

CAP / Città / Provincia Il campo per il codice postale può, come richiesto per alcuni Paesi, includere anche lettere e segni di punteggiatura oltre ai numeri. La località viene inserita liberamente, la provincia è richiesta solo per alcuni Paesi. Clicca sui tre puntini nel campo del codice postale per aprire la ricerca dei codici postali, che consente di trovare e inserire rapidamente le città e gli stati federali o i comuni.

La ricerca CAP viene avviata utilizzando i tre puntini accanto al campo del CAP.

 

Regione (stato federale) Informazioni necessarie a seconda del Paese (soprattutto per le comunicazioni ufficiali).

Codice fiscale

In quest'area, vengono inseriti il codice fiscale, il numero di partita IVA e il numero di partita IVA comunitaria. Oltre a un controllo di plausibilità dei dati integrato al programma, è possibile accedere direttamente alle banche dati online, a seconda dell'installazione, per verificare la correttezza dei dati.

Dati di nascita

Per le persone fisiche, è possibile inserire qui la data e il luogo di nascita. Se questi dati sono richiesti anche per le comunicazioni ufficiali, potrebbe essere necessario inserire anche le voci corrispondenti per il comune, la provincia, il Paese, ecc.

Comunicazione

Questi campi sono utilizzati per inserire numeri di telefono e fax, indirizzi e-mail, ecc. Il campo di sinistra contiene il numero/indirizzo effettivo, mentre nel campo di destra è possibile inserire una nota (ad esempio, disponibile solo dalle 9:00 alle 11:00). I campi disponibili per la selezione e la loro denominazione possono essere definiti in Impostazioni » Sistema » Tipi di comunicazione .

 

Impostare i tipi di comunicazione in Impostazioni » Sistema » Tipi di comunicazione

Note (campo di testo grande)

Spazio per note generali…

La casella di controllo "Visualizzare annotazioni se scelto" può essere utilizzata per specificare che le osservazioni vengono visualizzate in anticipo quando l'indirizzo viene selezionato nel programma.

Campo Annotazioni per le note generali

Immagine (bottoni)

Possibilità di includere una foto al rispettivo indirizzo. (Se si tratta dell'indirizzo della tua azienda, il logo sarà inserito come immagine, che verrà poi stampata sulle varie tabelle).

Persone di contatto / "Relazioni" con gli ospiti (bottone)

In questa tabella, le relazioni tra gli indirizzi possono essere create con Indirizzi » Preimpostazioni » Funzioni. Le persone di contatto sono gestite come un indirizzo separato, vale a dire che è possibile inserire dati completi anche per loro. Il modo in cui i collaboratori sono collegati a un'azienda è descritto nel seguente articolo: Collegare i collaboratori a un'azienda.

Esempio per memorizzare la persona di contatto di un'azienda

 

In Impostazioni » Sistema » Sistema » Azienda » Indirizzi, è possibile selezionare diverse impostazioni predefinite che vengono inserite automaticamente quando viene creato un nuovo indirizzo.

Riferimento di (bottoni)

Questo è l'altro punto di vista delle persone di contatto, per così dire. Vengono visualizzati gli altri indirizzi per i quali l'indirizzo corrente è specificato come persona di contatto.

Gruppi (bottone)

Gli indirizzi possono essere riuniti in gruppi d'indirizzi per vari motivi... (vedere Indirizzi | Gruppi indirizzi).

Corrispondenza (bottoni)

Elenco di e-mail o documenti di elaborazione testi inviati direttamente dal software. Vedere: Indirizzi | Corrispondenza

Potenziali doppioni (bottoni)

Diverse logiche sono integrate nel software in anticipo per evitare i doppioni nel miglior modo possibile. Tuttavia, i doppioni possono anche essere eliminati manualmente utilizzando questo bottone. Il bottone "Potenziali doppioni" può essere utilizzato per elencare ulteriori voci con lo stesso nome da qualsiasi indirizzo. Una voce duplicata in questo elenco può poi essere eliminata molto facilmente utilizzando il bottone "Elimina doppione" o il comando di linea. Tutti i riferimenti esistenti vengono automaticamente sostituiti o adottati (quindi fare attenzione prima di procedere!).

Qualsiasi sincronizzazione dei dati tra i doppioni deve essere effettuata manualmente. Per farlo, è necessario aprire entrambi i moduli per la modifica: modifica l'originale, elenca i doppioni tramite il bottone "Potenziali doppioni" e modificali a loro volta. I contenuti dei campi possono essere copiati tramite la Clipboard.

Il comando di lista "Seleziona potenziali doppioni" viene utilizzato per selezionare i potenziali doppioni di un elenco d'indirizzi. Tutte le potenziali voci duplicate o multiple vengono selezionate (il campo "Selezionato" è contrassegnato). Questi indirizzi possono poi essere filtrati utilizzando il filtro "Voci selezionate" e tutti i doppioni possono essere rimossi come descritto sopra. Come opzione al nome, nella ricerca è possibile selezionare anche il numero di partita IVA comunitaria, il codice fiscale, ecc.

Per saperne di più sui doppioni: Elimina doppioni