Il partner più importante del Quadro prenotazioni come "centro di controllo della gestione alberghiera" è il formulario di prenotazione, da cui è possibile elaborare più o meno tutto ciò che ha a che fare con una prenotazione.

Puoi accedere al modulo di prenotazione tramite il Quadro prenotazioni (facendo doppio clic sulla prenotazione) o tramite l'Assistente prenotazioni.

Per rendere il lavoro il più comodo ed efficiente possibile, molti compiti possono essere svolti dalla parte "Prenotazione" del programma. Tuttavia, questo richiede anche una certa densità di informazioni all'interno del modulo. Il modulo è composto dai seguenti riquadri:

• Stato con dati di base
• Informazioni con dati degli ospiti e dell'azienda
• Segmentazione e annotazioni
• Informazioni vendite
• Promozioni come offerte, prenotazioni, ASA Webmail, ecc.
• Camere prenotate

Indicazioni sulla tabella "Prenotazioni", richiamabile dal menu principale (Hotel » Movimenti » Prenotazioni): questa voce di programma visualizza le prenotazioni in forma di tabella. Fornisce soprattutto una rapida panoramica di tutte le prenotazioni (comprese quelle che possono essere nascoste nel Quadro prenotazioni) e della loro elaborazione. Anche se teoricamente sarebbe possibile creare nuove prenotazioni nella tabella, questo non è utile perché non c'è alcuna visualizzazione delle camere disponibili. Pertanto, le prenotazioni devono sempre essere effettuate tramite il Quadro prenotazioni o l'Assistente prenotazioni.

Introduzione: Struttura

Per comprendere la prenotazione in modo strutturale, sono disponibili due viste, una temporale e una tematica.

Vista temporale

• Si inizia con la fase di prenotazione, in cui si inseriscono i dati di base per la prenotazione e si memorizzano le richieste speciali. Questa fase termina con l'invio dell'offerta.
• Nella fase di check-in, ad esempio, gli ospiti della camera vengono registrati (per la prenotazione di extra o per la registrazione ufficiale) e i sistemi esterni vengono attivati per l'ospite.
• Durante la fase di soggiorno, di solito non è necessario fare nulla nella "prenotazione", poiché gli extra che l'ospite utilizza sono alimentati da fonti esterne (ad esempio, il sistema POS o TouchPOS, il sistema telefonico, la Gestione Spa, ecc.).
• Infine, nella fase di check-out, l'attenzione si concentra sulla fatturazione.

Vista tematica

Come possiamo registrare tematicamente le possibilità della "prenotazione"?

Processi a valore aggiunto: due dei tre processi centrali a valore aggiunto (prenotazione, booking e fatturazione) vengono elaborati principalmente tramite "Prenotazioni". La gestione esperta di questa parte del programma è quindi fondamentale per il successo dell'azienda.

• Inserisci i dati di base della prenotazione (spa compresa).
• Fatturazione

Sebbene sia possibile elaborare anche le prenotazioni extra o gli appuntamenti spa tramite la prenotazione, in pratica questo avviene in altri modi (ad esempio, sistema di cassa, Pianificatore Spa).

Processi di supporto: anche numerosi processi che non generano ricavi diretti sono gestiti tramite "Prenotazioni":

• Creare offerte
• Inviare conferma
• Memorizzare informazioni e note sulla prenotazione (ad esempio, richieste speciali).
• Check-in e check-out
• Denuncia ospiti
• Emissione carte ospiti
• Visualizzazione rapida vendite prenotazioni precedenti
• Spostamento o divisione della camera

Base: in generale, quasi tutti i dati di ASA HOTEL possono essere modificati da qualsiasi posizione (utilizzando il simbolo della matita nel campo di riferimento). Le seguenti basi vengono solitamente elaborate dalla "Prenotazione":

• Dati anagrafici degli ospiti
• Dati anagrafici della ditta (cliente)
• Ospiti in camera

Nelle quattro sezioni seguenti, daremo un'occhiata più da vicino al modulo di prenotazione. Per motivi di chiarezza, l'abbiamo suddiviso in quattro sezioni, che coprono essenzialmente le seguenti aree:

• Dati di stato (vedere capitolo Dati di stato)
• Nel centro, i dati sull'ospite, la ditta, la segmentazione, le informazioni e le vendite (vedere il capitolo Modulo di prenotazione | Ospite).
• In alto a destra si trovano i bottoni per le azioni che riguardano l'intera prenotazione (vedere il capitolo Modulo di prenotazione | Azioni).
• Informazioni e processi specifici per la camera nell'area inferiore (vedere il capitolo Modulo di prenotazione | Camere prenotate).