Il Registro degli ospiti – Centro Assistenza ASA

Introduzione

Il Registro degli ospiti è la base per un'assistenza ottimale e personalizzata agli ospiti e per un marketing orientato ai gruppi target. Quando si converte il PMS in ASA HOTEL, i dati degli ospiti possono essere trasferiti dal vecchio sistema.

I dati degli ospiti sono generati automaticamente da ASA HOTEL (dettagli del soggiorno, gerarchia ospiti abituali), ma è anche possibile memorizzare informazioni specifiche del reparto e individuali (ad esempio, le preferenze degli ospiti). I dati degli ospiti possono essere ulteriormente strutturati e ampliati con l'aiuto di singoli campi aggiuntivi.

Di solito sono previsti processi separati per i tour operator, i clienti aziendali e la Pubblica amministrazione.

Area "Indirizzo"

I campi dell'indirizzo generale (Profilo, luogo di residenza, date di nascita, ecc.) sono descritti qui: Indirizzi | Dati personali di base

Oltre alle informazioni di base, le seguenti informazioni importanti vengono visualizzate sulla prima pagina del Registro dell'ospite e le date del soggiorno vengono aggiornate al momento del check-out:

Campi	Descrizione
VIP	Viene utilizzato per classificare i VIP. Vedere le Preimpostazioni / Livelli VIP!
Posta	Viene designata una persona all'interno di una famiglia a cui, ad esempio, si può inviare l'opuscolo corrente. Questa casella di controllo indica sempre se il rispettivo ospite è stato designato come destinatario di tali invii.
Newsletter	Questa casella di controllo determina se l'ospite deve ricevere o meno una newsletter. In questo modo è facile selezionare ed elaborare gli ospiti per le newsletter (filtro standard o filtro rapido con "Contiene valore"). Tra l'altro, non appena l'ospite dà il suo consenso per la pubblicità o viene inserito un indirizzo e-mail per un ospite, il campo "Newsletter" viene attivato automaticamente (può essere impostato).
Dettagli ultimo soggiorno	Ultimo soggiorno. Data di arrivo dell'ultimo soggiorno. Ultima camera / tavolo. Numero di camera (codice) e di tavolo dell'ultimo soggiorno.

Area "Altro"

Vari altri dati (codici fiscali, dati di fedeltà, numeri di targa dei veicoli e annotazioni) possono essere memorizzati nella seconda scheda del Registro dell'ospite. I commenti inseriti qui per l'ospite vengono automaticamente inseriti nella prenotazione non appena l'ospite viene inserito come prenotante. Se la Gestione Spa è attiva, qui è possibile creare una Scheda Spa per l'ospite.

Area "Segmentazione"

L'area "Segmentazione" è stata introdotta nel Registro degli ospiti per presentare in modo chiaro i campi dati relativi alla segmentazione. La segmentazione contiene le cifre chiave del soggiorno e della pubblicità, i campi ultimo compagno di viaggio, scopo, mezzo di trasporto, prenotazione anticipata e la tabella "Cifre chiave della prenotazione". Inoltre, le cifre di spesa calcolate vengono visualizzate in forma tabellare per ogni divisione e vengono visualizzati i gruppi indirizzi/interessi dell'ospite.

Campi	Descrizione
Soggiorni / Anni / Giorni	Numero totale di soggiorni, numero di anni in cui si sono verificati uno o più soggiorni ("anni di soggiorno"), giorni totali di soggiorno.
Durata del soggiorno	Durata media di tutti i soggiorni precedenti, in giorni.
Ultimo soggiorno	Data di arrivo dell'ultimo soggiorno.
Pubblicità	I campi in "Prima pubblicità (mezzo, partner, campagna) vengono trasferiti automaticamente dalla prenotazione all'ospite al momento del check-out del primo soggiorno. Allo stesso modo, queste informazioni vengono inserite nei campi "Ultima pubblicità" per i soggiorni successivi. Il filtro "Pubblicità" è disponibile per analizzare queste informazioni. (Per i retroscena e i dettagli, vedere Pubblicità!).
Gruppi indirizzi / interessi	Vedere Indirizzi \| Gruppi indirizzi

Area "Protezione dati"

Anche le regole sulla protezione dei dati (GDPR) sono state implementate. I meccanismi di eliminazione automatica configurabili individualmente, la pulizia dei doppioni, i gestori delle firme e le informazioni sulla protezione dei dati degli ospiti, nonché i modelli VVT e le raccomandazioni tecniche forniscono agli albergatori un pacchetto versatile per la conformità al GDPR. Per saperne di più: GDPR | Area Protezione dati

Panoramica (bottone)

Questi bottoni nascondono funzioni importanti. Consentono di accedere a tutte le prenotazioni, soggiorni, conti, articoli, transazioni di pagamento, appuntamenti spa, extra e prenotazioni esterne del rispettivo ospite con tutti i dati della prenotazione direttamente dalla scheda dell'ospite.

Relazioni (bottone)

Questa tabella stabilisce le relazioni tra gli indirizzi (utilizzando le funzioni/tipi di relazione). In questo caso specifico, si tratta di collegare i membri di una famiglia.

In linea di principio, i tipi di funzioni/relazioni possono essere gestiti e assegnati manualmente. In relazione agli ospiti, tuttavia, la gestione automatica supportata dal programma è più opportuna.

Per la gestione automatica sono necessari due tipi di funzioni/relazioni, ossia "Familiare" ed "Ex familiare". I primi possono essere creati quando si creano gli ospiti della camera all'interno di una prenotazione, i secondi sono necessari per identificare i membri della famiglia che non erano presenti durante l'ultimo soggiorno. Queste informazioni non dovrebbero andare perse durante un aggiornamento automatico.

(È anche possibile non inserire le relazioni automaticamente, ma con un comando per gli ospiti in camera).

In Impostazione » Sistema » Sistema » Azienda » Prenotazione, spunta la casella "Aggiornare automaticamente i familiari". Inoltre, le funzioni/tipi di relazione corrispondenti per i familiari e gli ex familiari devono essere specificati in Impostazioni » Azienda » Azienda » Altri dati.