In diesem Programmteil unter Allgemein » Stammdaten » Mitarbeiter geht es um betriebliche Einstellungen für die Mitarbeiter.
In ASA HOTEL werden als interne Personengruppen Mitarbeiter und Benutzer verwaltet. Mitarbeiter sind Personen, die mitarbeiten, aber nicht zwangsläufig einen Zugriff auf ASA HOTEL haben wie z.B. Arbeiter im Außendienst, Benutzer sind Personen, die einen Zugriff auf ASA HOTEL haben, aber nicht zwingend Mitarbeiter des Unternehmens sind, z.B. Systemadministration. Im Bürobereich sind die mitarbeitenden Personen in der Regel sowohl Benutzer als auch Mitarbeiter.
Generell handelt es sich bei "Mitarbeiter" um Adressen mit betriebsspezifischen Zusatzinformationen. Diese können je nach den auf Ihrem System installierten Softwaremodulen variieren. Das hinterlegte Bild des Mitarbeiters scheint in diversen Bereichen der Software auf.
Basiseinstellungen des Mitarbeiters
Weitere Mitarbeiter-Einstellungen im Reiter "Allgemein"
Bild des Mitarbeiters hier hinterlegen
Basiseinstellungen
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Kode | Vergeben Sie einen Kode zur eindeutigen Identifizierung. Bitte beachten Sie, dass dieser Kode etwa im Terminkalender angezeigt wird. Deshalb ist sinnvoll, unterscheidbare Kodes zu verwenden, also für Max Mustermann statt X3F17 beispielsweise MAMU oder MAX oder ähnlich.
Wenn Sie "sprechende" Kodes (z.B. MAMU oder MAX) verwenden, können diese auch nachträglich geändert werden. D.h. wenn der Mitarbeiter ausscheidet und der Kode für einen neuen Mitarbeiter benötigt wird, kann der Kode des ehemaligen Mitarbeiters z.B. in EX001 geändert werden, um die benötigte Buchstabenkombination wieder frei zu machen.
|
| Zugewiesener Benutzer | Wenn der Mitarbeiter auch Zugriff auf ASA HOTEL hat, wird an dieser Stelle sein Benutzername (mit dem er sich bei ASA HOTEL anmeldet) zugewiesen. |
| Abteilung | Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit können innerhalb eines Betriebes Abteilungen definiert werden, welche auch beim Mitarbeiter hinterlegt werden können. In ASA HOTEL selbst werden "Abteilungen" z.B. in den Programmteilen Aufgabe, Anwendungsart, Anwendungsplatz oder Verkaufsstelle verwendet. |
| Tätigkeit | Diese Information wird im Zusammenhang mit dem Modul "Aufgaben" ausgewertet.
Die an dieser Stelle hinterlegte Tätigkeit wird in den oben genannten Modulen standardmäßig vorgeschlagen, sie kann in einer konkreten Anwendungssituation aber auch durch andere Tätigkeiten ersetzt werden. Bei Mitarbeitern, die viele verschiedene Tätigkeiten ausführen, kann es sinnvoll sein, dieses Feld leer zu lassen.
|
| Berufliche Stellung | An dieser Stelle kann ein frei definierbarer Textbaustein hinterlegt werden, um besondere Berufsbezeichnungen zu hinterlegen. In der Regel wird dieses Feld nicht benötigt. |
| Housekeeping-Mitarbeitergruppe | Zuweisung der Housekeeping-Mitarbeiter zur entsprechenden Mitarbeitergruppe. Sowohl in der "Arbeitsplanung Housekeeping" als auch im Housekeeping-Manager via Tablet werden die Zimmer nach der Mitarbeitergruppe gruppiert. |
| Standard-E-Mail-Text | Auswahl des entsprechenden Textbausteines (wird in ASA HOTEL nicht verwendet) |
| Anwendungsplatz | Wenn eine Spa-Mitarbeiterin vorwiegend an einem bestimmten Anwendungsplatz eingesetzt wird, kann dieser hier angegeben werden. Bei der Buchung selbst wird dieser dann vorgeschlagen (kann aber selbstverständlich durch einen anderen ersetzt werden). |
| Eintrittsdatum | Dieses Feld dient der Information. |
| Austrittsdatum | Siehe oben! |
| Gesperrt | Wenn ein Mitarbeiter in ASA HOTEL nicht zur Auswahl stehen soll, wird dieses Kontrollkästchen aktiviert. Optional kann auch eine Bemerkung angegeben werden, z.B. ehemaliger Mitarbeiter, Weltreise usw. |
| Öffentliche Telefonnummer | In der ASA-Webmail Signatur wird die öffentliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters angezeigt. Beide Daten können dort bei Bedarf auch ausgeblendet werden. Falls der Mitarbeiter keine Öffentliche Telefonnummer" oder "Öffentliche E-Mail" hinterlegt hat, werden für die Merge-Tags jene Daten des Betriebs verwendet |
| Öffentliche E-Mail | siehe oben. |
| Termine | Mit diesem Kontrollkästchen wird festgelegt, ob dem Mitarbeiter ihm Termine zugewiesen werden können. (Siehe auch unten "Verfügbarkeit"!) |
| Aufgaben | Mit diesem Kontrollkästchen wird festgelegt, ob der Mitarbeiter im Programmteil Allgemein » Bewegungen » Aufgaben zur Auswahl stehen soll, d.h. ob ihm Aufgaben zugewiesen werden können. |
| Spa | Mit diesem Kontrollkästchen wird festgelegt, ob der Mitarbeiter für ASA SPA grundsätzlich als Mitarbeiter zur Verfügung stehen soll. |
Weitere Einstellungen
Im unteren Bereich des Formulars befinden sich noch mehrere Schaltflächen, die auf weitere Übersichten und Vorgabemöglichkeiten verweisen. Diese Schaltflächen können je nach Softwaremodul unterschiedlich gruppiert sein. Im Folgenden eine Übersicht:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
|
Unterschrift |
Hinter dieser Schaltfläche befindet sich eine Bildanzeige-Komponente, in welcher die eingescannte Unterschrift des Mitarbeiters hinterlegt werden kann. Diese Unterschrift kann bei Korrespondenzsystemen eingebunden werden. |
| Verfügbarkeit |
In dieser Tabelle können die Verfügbarkeiten des jeweiligen Mitarbeiters detailliert hinterlegt werden. In ASA SPA werden die Verfügbarkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur visuell im Reservierungsplan SPA angezeigt, sondern auch beim Buchen ausgelesen, sodass bei einer versehentlichen Buchung auf einen nicht verfügbaren Mitarbeiter ein Warnhinweis gegeben wird. Nicht vergessen: Das Kontrollkästchen "Termine" (siehe oben) muss aktiviert sein.
|
| Externe Weiterbildungen | In dieser Tabelle kann in knapper Form die Teilnahme an Weiterbildungen hinterlegt werden. Diese scheinen dann am Druck "Mitarbeiterstammblatt" (Einzeldruck) auf. |
|
Unterlagen (alt) Dokumente (neues DMS) |
Falls der Mitarbeiter in Bereichen tätig ist, für deren Ausübung er spezielle Dokumente benötigt, können bei den Dokumenten (siehe DMS) verwaltet werden. |
| Anwendungsarten | Für den SPA-Bereich können hier jene Anwendungsarten angeführt werden, welche die jeweilige Mitarbeiterin bzw. der jeweilige Mitarbeiter durchführen darf. |
| Anwendungen | Ergänzend zu den oben definierten Anwendungsarten können in dieser Tabelle einzelne Anwendungen definiert werden, welche der Mitarbeiter ausdrücklich durchführen darf ("Einschließen") oder die er ausdrücklich nicht durchführen darf ("Ausschließen"). |
| Anwendungsplätze | Falls Spa-Mitarbeiterinnen nur an ausgewählten Anwendungsplätzen arbeiten dürfen, können diese hier angeführt werden. Wird beim Buchen auf den entsprechenden Mitarbeiter ein anderer Anwendungsplatz ausgewählt, erscheint ein Warnhinweis.
Diese Zuweisungen sind vor allem für große Spa-Abteilungen sinnvoll, um einzelnen Mitarbeiterinnen eine Anzahl an Anwendungsplätzen zuzuweisen (z.B. fünf Bäder für Fangopackungen), die räumlich nebeneinander liegen und für die die jeweilige Mitarbeiterin primär zuständig ist.
|