Reservierungsformular | Aktionen

Dieser Bereich des Reservierung-Formulars besteht ausschließlich aus Schaltflächen. Deren Positionierung im oberen Bereich bedeutet, dass sie sich immer auf die gesamte Reservierung beziehen. Wenn also eine Reservierung mehrere Zimmer umfasst, wirkt sich ein Betätigen dieser Schaltflächen immer auf alle Zimmer gemeinsam aus. (Die in der der Zimmerreservierung platzierten, teilweise gleichnamigen Schaltflächen beziehen sich hingegen auf das in der Tabelle ausgewählte einzelne Zimmer.)

Die Schaltflächen haben zahlreiche Aufgaben: sie setzen Prozesse in Gang (z.B. Bestätigung versenden, Check-in); sie ermöglichen Buchungen (Extras, SPA); sie bilden ein "Fenster" zu Daten im Hintergrund (Anzeige aktueller Umsatz).

Das Erscheinungsbild gerade dieses Bereiches hängt von den aktiven Modulen sowie den jeweiligen Benutzerrechten ab und kann von Installation zu Installation variieren.

Angebote

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet die Angebotsauswahl bzw. Übersicht bei aufgebuchtem Angebot. 

Zum Weiterlesen: Aktion | Angebote

ASA Webmail

Mit dem integrierten ASA Webmail können Gästeanfragen via Mail schnell und effizient abgearbeitet werden. Moderne Templates sorgen dabei für den professionellen Auftritt.

Zum Weiterlesen: ASA Webmail

Webmail

Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein externen Webmail-System genutzt wird und unter in den TV-Betrieben ein Internet-Portal für Webmail ausgewählt wurde. Beim Betätigen von "Webmail" werden an das Internet-Portal entsprechende Daten zum Angebot (betreffend die aktuelle Reservierung) übermittelt. Es öffnet sich daraufhin die entsprechende Internetseite, auf welcher die Daten betrachtet und dann an den (potentiellen) Gast weitergesendet werden können.

Konten

Diese Schaltfläche führt in den großen Bereich der Abrechnungen. Dort werden Anzahlungen erfasst und Abrechnungen auch komplexerer Art durchgeführt (z.B. Alles auf ein Konto; ein Logis-Konto, die Extras getrennt pro Zimmer bzw. pro Gast; getrennte Konten pro ... usw. ). Siehe Abrechnungskonten

Aufbuchungen

In den Aufbuchungen wird eine Übersicht der Leistungen, Extras, SPA und Telefonate angezeigt:

Leistungen

Im ersten Reiter "Leistungen" kommen wir zu einer Übersicht der Leistungen, also zu jenem Bereich, der direkt mit Logis-Dienstleistungen zusammenhängt. In diesem Programmteil können Leistungen eingesehen oder aber auch neu angelegt und bearbeitet werden.

Werden die "Leistungen" von einer Reservierung aus geöffnet, stehen dort mehrere Assistenten zur komfortablen Verwaltung der Daten zur Verfügung. Diese finden sich nicht im Programmteil Hotel » Bewegungen » Leistungsbuchungen, welcher nur eine Übersicht darstellt.

Zum Weiterlesen: Zimmerreservierungen | Leistungsbuchungen

Extras

Klicken Sie auf "Extras", so gelangen Sie in die Tabelle für Extrabuchungen auf die aktuelle Reservierung. Mit Hilfe der Schaltfläche "Extras erfassen" oder des "+"-Symbols können Extras manuell aufgebucht werden. Außerdem werden Ihnen Schaltflächen zum Umbuchen und Einlesen zur Verfügung gestellt.

Zum Weiterlesen: Extrabuchungen

Spa

Dieser Tab führt zu einer Übersicht über alle Spa-Buchungen der aktuellen Reservierung. Von dort aus können auch Anwendungen ("+"-Symbol) und Pakete ("Spa-Assistent") gebucht werden.

Zum Weiterlesen:

• Überblick
• Spa-Assistent

Telefonate

In diesem Tab, befindet sich die Tabelle mit den Telefonaten zur Reservierung. Diese werden in der Regel mittels Datenschnittstelle von einer Telefonanlage automatisch übermittelt. Es ist aber auch möglich, Telefonate manuell Telefonate zu buchen. Durch die Schaltfläche "Buchungen einlesen" kann das automatische Einlesen weiterer Telefonate forciert werden.

Zum Weiterlesen: Telefonate

Buchen

Diese Schaltfläche ist nur bei Reservierungen der Art "Kontingent" aktiv. Diese können im Unterschied zu gewöhnlichen Reservierungen meist nicht einfach durch ändern der Art in "Reservierung" gebucht werden, da ja in der Regel nur ein Teilbereich aus einem größeren Ganzen herausgebucht wird. Die Schaltfläche "Buchen" öffnet den Reservierungs-Assistenten, mit welchem die Reservierung aus dem Kontingent durchgeführt wird.

Zum Weiterlesen:

• Reservierungs-Assistent | Übersicht
• Kontingente

Gutscheine

Diese Schaltfläche öffnet eine Tabelle für die Einlösung von Gutscheinen für die aktuelle Reservierung. Dem Thema "Gutscheine" wurde ein eigener Themenbereich gewidmet und wird hier behandelt: Gutscheinverwaltung.

Korrespondenz

Diese Schaltfläche öffnet eine Tabelle mit der gesamten Korrespondenz der aktuellen Reservierung. Je nach Systemeinstellungen kann an dieser Stelle zusätzlich die gesamte Korrespondenz mit Gast und/oder der Firma aufgelistet werden.

Zum Weiterlesen:

• Korrespondenz

Zimmergäste

Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit zwei Tabellen. Die obere beinhaltet alle Zimmergäste der aktuellen Reservierung, die untere Tabelle die Gästemeldungen, welche von dieser Stelle aus auch ausgedruckt oder telematisch übermittelt werden können. (Meist wird jedoch die Gästemeldung im Zimmerplan, unter Hotel » Bewegungen » Gästemeldungen oder Hotel » Periodische Tätigkeiten » Elektronische Gästemeldung erledigt.)

Zum Weiterlesen:

• Zimmergäste
• Gästemeldungen

Check-In

Bei Betätigen der Schaltfläche "Check-In" wird der Status aller Zimmerreservierungen auf "Anwesend" gesetzt. Daran können verschiedene externe Systeme wie Klimaanlage, Schließsystem Telefon gekoppelt sein, welche erst durch den Check-In-Vorgang aktiviert werden. Auch können beispielsweise im Programmpunkt "Extras erfassen" nur Zimmerreservierungen des Status "Anwesend" ausgewählt werden. (Innerhalb einer Reservierung hingegen können Extras unabhängig vom Status aufgebucht werden.) Ein Check-In sollte durchgeführt werden, bevor die Gäste ihr Zimmer zum ersten Mal betreten.

Sobald Sie einen Check-In durchgeführt haben, wird die Reservierung im Zimmerplan mit einem Icon gekennzeichnet, solange keine Meldung dafür erstellt wurde. Nach der Anmeldung der Reservierung verschwindet das Symbol. (Dieser Hinweis lässt sich unter den Voreinstellungen aktivieren und deaktivieren.)

Zum Weiterlesen:

• Gästemeldungen

Check-Out

Die Schaltfläche "Check-Out" wird in der Regel betätigt, bevor der Gast abreist. Denn dann werden noch verschiedene Kontrollen durchgeführt, wie z.B. ob alles bereits gezahlt wurde. Ist dies nicht der Fall, wird ein entsprechender Warnhinweis ausgegeben. In jedem Fall wird eine Bestätigung des Check-Outs verlangt, bevor dieser effektiv durchgeführt wird. Dann wird der Status der Zimmerreservierungen auf "abgereist" gesetzt.

Auch wenn die Gäste noch nicht abreisen, kann diese Schaltfläche zur Kontrolle benutzt werden: Wenn kein Warnhinweis erscheint ist alles in Ordnung. Auf die Frage, ob der Check-Out durchgeführt werden soll, wird dann einfach mit "Nein" geantwortet.

 

Split von Reservierungen –
Zimmer aus einer Gruppenreservierung herauslösen

Mit dem Kommando „Split“ können einzelne Zimmerreservierungen aus einer bestehenden Reservierung (zum Beispiel einer Gruppenreservierung) herausgelöst und in eine eigene, neue Reservierung überführt werden.

Dabei werden alle relevanten Daten des Reservierungskopfs übernommen, sodass die neue Reservierung direkt weiterverwendet werden kann – etwa für eine getrennte Abrechnung, Umbuchung oder Stornierung.

So funktioniert der Split

1. Über das Kommando „Split“ (z. B. per Rechtsklick auf die Reservierung im Zimmerplan oder die drei Punkte rechts oben in der Reservierung) wird die Funktion gestartet.

2. Es erscheint eine Auswahl aller Zimmerreservierungen, die für den Split in Frage kommen.

3. Die gewünschten Zimmerreservierungen auswählen.

4. Split ausführen – es wird automatisch eine neue Reservierung erstellt.

5. Diese neue Reservierung wird direkt geöffnet, damit sie weiterbearbeitet werden kann.

Was wird beim Split mitgenommen?

• Gäste der Zimmerreservierungen

• Preise und Leistungen

• Verknüpfte Daten wie Notizen oder Zimmerwünsche (soweit möglich)

• Reservierungskopfdaten der ursprünglichen Reservierung

Was ist beim Split nicht erlaubt?

In bestimmten Fällen kann eine Zimmerreservierung nicht abgesplittet werden:

• Wenn ein Gast bereits angemeldet ist

• Wenn es verrechnete Konsumationen (z. B. bereits gebuchte Leistungen auf Rechnung) gibt

• Wenn es zimmerübergreifende, bereits abgeschlossene Abrechnungskonten gibt

• Wenn bei den Zimmerreservierungen verknüpfte Konten bestehen, werden diese – sofern noch nicht abgeschlossen – automatisch zurückgesetzt

Hinweis: Der Split-Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Falls versehentlich Zimmerreservierungen abgesplittet wurden, muss eine Übernahme der abgesplitteten Reservierung gemacht werden.