Einleitung
Die Gästekartei ist die Basis für die optimale und individuelle Betreuung des Gastes und Zielgruppen gerichtetes Marketing. Bei PMS-Umstellung auf ASA HOTEL können Gastdaten umfangreich vom Alt-System übernommen werden.
Die Gastdaten werden einerseits automatisiert von ASA HOTEL generiert (Aufenthaltsdetails, Stammgast-Hierarchie), andererseits gibt es die Möglichkeit, abteilungsspezifische und individuelle Informationen zu hinterlegen (z. B. Vorlieben des Gastes). Mithilfe von individuellen Zusatzfeldern können die Gästedaten weiter strukturiert und ausgebaut werden.
Für Reiseveranstalter, Firmenkunden oder auch öffentliche Verwaltungen sind in der Regel eigene Abläufe vorgesehen.
Reiter "Adresse"
Die allgemeinen Adressfelder (Profil, Wohnort, Geburtsdaten etc.) werden hier beschrieben: Adressen | Basisdaten zur Person
Auf der ersten Seite der Gastkartei werden neben den Basisinformationen folgenden wichtige Informationen angezeigt, Aufenthaltsdaten werden beim Check-Out aktualisiert:
| Felder | Beschreibung |
| VIP | dient der Klassifizierung von VIPs - siehe dazu Vorgaben / VIP-Stufen! |
| Post | In der Praxis ist es ja so, dass innerhalb einer Familie eine Person festgelegt wird, an welche z.B. der aktuelle Prospekt geschickt wird. Dieses Kontrollkästchen gibt grundsätzlich an, ob der jeweilige Gast als Empfänger für solche Sendungen bestimmt wurde. |
| Newsletter | Mit diesem Kontrollkästchen wird geregelt, ob der Gast ein E-Mail-Rundschreiben bekommen soll oder nicht. So können Gäste für Newsletter einfach selektiert und weiterverarbeitet werden (Standardfilter oder Schnellfilter mit "Wert beinhalten".) Sobald übrigens der Gast seine Einwilligung für Werbung gibt oder bei einem Gast eine E-Mail-Adresse eingetragen wird, wird das Feld "Newsletter" automatisch aktiviert (einstellbar). |
| Details letzter Aufenthalt |
Letztes Zimmer / Tisch. Zimmer(kode) und Tischnummer vom letzten Aufenthalt. |
Reiter "Weitere"
Im zweiten Reiter der Gästekartei können diverse weitere Daten (Steuernummern, Loyality-Daten, KFZ-Kennzeichen und Bemerkungen) hinterlegt werden. Jene Bemerkungen, die hier beim Gast eingetragen werden, werden automatisch in die Reservierung geschrieben, sobald der Gast als Bucher eingetragen wird. Bei aktiver Spa-Verwaltung kann hier eine Spa-Kartei des Gastes angelegt werden.
Reiter "Segmentierung"
Um die Datenfelder zum Thema Segmentierung übersichtlich zu präsentieren, wurde der Reiter „Segmentierung“ in der Gästekartei eingeführt. Dieser enthält Aufenthalts- und Werbekennzahlen, die Felder letzte Reisebegleitung, -zweck, Verkehrsmittel, Vorausbuchung und die Tabelle "Reservierungskennzahlen". Außerdem werden berechnete Ausgabekennzahlen pro Sparte tabellarisch veranschaulicht und die Adressgruppen/ Interessen des Gastes dargestellt.
| Felder | Beschreibung |
| Aufenthalte / Jahre / Tage | Anzahl der Aufenthalte insgesamt; Anzahl der Jahre, in denen ein Aufenthalt oder mehrere Aufenthalte waren ("Aufenthaltsjahre"); Aufenthaltstage insgesamt. |
| Aufenthaltsdauer | Durchschnittliche Aufenthaltsdauer aller bisherigen Aufenthalte in Tagen. |
| Letzter Aufenthalt | Anreisedatum des letzten Aufenthalts. |
| Werbung | Die Felder in "Erste Werbung (Medium, Partner, Kampagne) werden beim Check-Out des ersten Aufenthaltes automatisch von der Reservierung zum Gast übernommen. Analog dazu kommen diese Informationen bei Folge-Aufenthalten in die Felder "Letzte Werbung" Zur Auswertung nach diesen Informationen steht der Filter „Werbung“ zur Verfügung. (Hintergründe und Details siehe Werbung!) |
| Adressgruppen / Interessen | siehe Adressen | Adressgruppen |
Reiter "Datenschutz"
Auch die Verordnungen bezüglich Datenschutz (DSGVO) wurden umfangreich umgesetzt. Durch individuell konfigurierbaren Löschautomatismen, Duplikats-Cleanern, den Signature Managern und Datenschutz-Informationen des Gastes sowie VVT-Mustervorlagen und technischen Empfehlungen wird dem Hotelier ein vielfältiges Paket zur Einhaltung der DSGVO zur Verfügung gestellt. Weiterlesen: DSGVO | Datenschutz-Reiter
Übersicht (Schaltfläche)
Hinter diesen Schaltflächen verbergen sich wichtige Funktionen. Damit kann direkt aus der Gästemaske heraus auf alle Reservierungen, Aufenthalte, Konten, Posten, Zahlungstransaktionen, Spa-Buchungen, Extras und Externe Reservierungen des jeweiligen Gastes mit den gesamten Daten der Reservierungen zugegriffen werden.
Beziehungen (Schaltfläche)
Diese Tabelle stellt (unter Zuhilfenahme der Funktionen/ Beziehungsarten) Beziehungen zwischen Adressen her. Im konkreten Fall geht es darum, Mitglieder einer Familie zu verbinden.
Grundsätzlich können Funktionen/ Beziehungsarten manuell gepflegt und manuell zugewiesen werden. In Zusammenhang mit den Gästen ist aber eine vom Programm unterstützte automatische Verwaltung zielführender.
Für die automatische Verwaltung werden zwei Funktionen/ Beziehungsarten benötigt, nämlich "Familienmitglied" und "Ex-Familienmitglied". Erstere können beim Anlegen der Zimmergäste innerhalb einer Reservierung angelegt werden, zweitere werden benötigt, um Familienmitglieder zu kennzeichnen, die beim letzten Aufenthalt nicht anwesend waren. Diese sollen bei einer automatischen Aktualisierung ja nicht verloren gehen.
(Es ist auch möglich, die Beziehungen nicht automatisch, sondern mit einem Kommando bei den Zimmergästen einzutragen.)
Unter Einrichtung » System » System » Betrieb » Reservierung ist das Kontrollkästchen "Familienmitglieder automatisch aktualisieren" zu aktivieren. Außerdem müssen unter Einrichtung » Betrieb » Betrieb » Weitere Daten die entsprechenden Funktionen/ Beziehungsarten für Familienmitglied und Ex-Familienmitglied angegeben werden.