La parte inferiore del modulo di prenotazione non tratta più i dati relativi all'intera prenotazione, ma quelli relativi alle singole camere. Per le prenotazioni semplici non ci sarà alcuna differenza tra prenotazione e camera, ma nei casi più specializzati sì. (Un esempio semplice: una prenotazione, due camere. Se tutti gli ospiti arrivano nello stesso momento, è possibile effettuare un check-in globale; se gli ospiti della camera 1 arrivano per primi e solo successivamente quelli della camera 2, il check-in deve essere effettuato separatamente per ogni camera).
Cliccando sulle singole aree della prenotazione della camera, è possibile effettuare diverse operazioni o modificare i dati.
Spostare data e camera
Clicca sulla data della camera prenotata per aprire un modulo. Qui si possono inserire gli orari di arrivo e di partenza, nonché il primo e l'ultimo pasto. Cliccando su "Spostare", il soggiorno può essere prolungato/accorciato o la prenotazione della camera può essere spostata in un'altra camera (queste operazioni sono possibili anche direttamente con il drag & drop nel Quadro prenotazioni).
Con "Split" è possibile dividere una prenotazione; il motivo della divisione è solitamente uno spostamento. La divisione potrebbe essere effettuata anche se un'altra persona si unisce o lascia la camera prenotata in un momento successivo.
Cambiare stato
Cliccando sullo stato di una camera prenotata, è possibile modificare il rispettivo stato della camera (non globale). Se viene inserita una sola camera prenotata, anche lo stato globale della prenotazione cambia automaticamente.
Una funzione particolare è lo stato "Camera fissa". Questo stato garantisce che la camera sia assegnata in modo definitivo a questa prenotazione e non possa più essere modificata nel quadro prenotazioni.
In questo modo si assicura che l’ospite riceva esattamente la camera che ha richiesto e prenotato.
Per annullare l’assegnazione fissa della camera, è necessario cambiare lo stato in "Richiesta", "Opzione" o "Prenotato". Finché lo stato "Camera fissa" è attivo, la camera non può essere spostata.
Inserire il numero di persone
Per registrare altri adulti, bambini o animali domestici, clicca su "Area persone" della camera prenotata per aprire il modulo corrispondente.
Cambiare trattamento e registrare tavolo
Nell'area trattamento della camera prenotata, puoi selezionare il tipo di trattamento e inserire il tavolo assegnato.
Offerte
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Green Option
Quando si prenota una camera, è possibile indicare se l'ospite desidera una Green Option (nessuna pulizia della camera). Se è stata effettuata una prenotazione di una camera con la Green Option, non verranno eseguite le attività di housekeeping. Se alcuni compiti housekeeping devono comunque essere eseguiti con la Green Option, è necessario impostare il flag "Esegui con Green Option" nel gruppo di compiti housekeeping per le attività. L'Housekeeping Manager mostra quale camera ha richiesto la Green Option.
Per attivare/disattivare a livello generale la Green Option andare in "Configurazione del sistema / Azienda / Prenotazione / Prenotazione hotel / Gestisci Green Option".
Addebito bloccato
Questo flag è particolarmente importante per i sistemi esterni che sono collegati al sistema di gestione alberghiera, come i sistemi di cassa, la fatturazione del minibar o altri servizi. Non appena il flag viene attivato, questi sistemi sanno che non sono consentite ulteriori transazioni o prenotazioni per questa camera. L'Addebito bloccato è quindi impostato per evitare che vengano effettuati ulteriori costi o prenotazioni senza autorizzazione preventiva, nonostante un soggiorno sia in corso. Le camere registrate con addebito bloccato vengono visualizzate in un colore più chiaro e trasparente nel Quadro prenotazioni, mentre l'icona della camera prenotata cambia colore in rosso.
Selezione del conto e addebitato
Il flag "Addebitato" ha un significato centrale in ASA HOTEL. Ulteriori informazioni dettagliate al riguardo sono disponibili nel seguente articolo sugli addebiti.
Conti
ASA HOTEL offre la funzione di definire conti collegati e conti extra per ogni prenotazione, un modo importante per organizzare la fatturazione in modo flessibile e preciso. Ecco una spiegazione dettagliata:
A volte gli ospiti desiderano ricevere fatture separate per camere o servizi diversi.
Ad esempio, se l'opzione "Conti separati per camera" è selezionata nella finestra di dialogo Fatturazione, vengono automaticamente creati conti separati per ogni camera, in modo che ogni prenotazione abbia una propria fatturazione. I rispettivi conti sono collegati alla prenotazione della camera in quest'area. I conti possono anche essere creati da questo modulo con "+".
Oltre ai conti principali per le camere, si possono definire anche conti extra. In questo modo è possibile addebitare separatamente alcune spese extra (come il conto del ristorante, il minibar, ecc.). Anche in questo caso, i conti extra per le diverse camere possono essere collegati per garantire una fatturazione flessibile.
Se, ad esempio, due di tre camere sono collegate allo stesso conto, il rispettivo conto può essere memorizzato qui (un conto per le prime due camere e un conto diverso per la terza camera). Lo stesso vale per i conti extra separati.
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