Quest'area del modulo di prenotazione è composta esclusivamente da bottoni. Il loro posizionamento in alto significa che fanno sempre riferimento all'intera prenotazione. Quindi, se una prenotazione comprende diverse camere, la pressione di questi bottoni riguarda sempre tutte le camere insieme. (I bottoni posti nella camera prenotata, alcuni dei quali hanno lo stesso nome, si riferiscono alla singola camera selezionata nella tabella).
I bottoni hanno numerosi compiti: avviano i processi (ad esempio, invio della conferma, check-in), attivano le prenotazioni (Extra, SPA), costituiscono una "finestra" sui dati in background (visualizzazione del fatturato attuale).
L'aspetto di quest'area, in particolare, dipende dai moduli attivi e dai rispettivi diritti utente e può variare da un'installazione all'altra.
Offerte
Cliccando su questo bottone apri la selezione dell'offerta o la panoramica di un'offerta prenotata.
Per saperne di più: Azione | Offerte
ASA Webmail
L'ASA Webmail integrata, permette di elaborare le richieste degli ospiti in modo efficiente e d'inviare risposte rapide via e-mail. I modelli moderni garantiscono un aspetto professionale.
Per saperne di più: ASA Webmail
Webmail
Questo pulsante è disponibile solo se viene utilizzato un sistema di webmail esterno e se è stato selezionato un portale internet per la webmail in Alberghi APT. Cliccando su "Webmail", i dati corrispondenti all'offerta (relativi alla prenotazione in corso) vengono trasmessi al portale internet. Si apre quindi il sito web corrispondente, dove i dati possono essere visualizzati e poi inoltrati all'ospite (potenziale).
Conti
Questo bottone conduce all'ampia area di fatturazione. Qui si registrano gli anticipi e si effettuano tipi di fatturazione più complessi (ad esempio, tutto in un unico conto, un conto alloggio, gli extra separatamente per camera o per ospite, conti separati per…, ecc. ). Vedere Conti fatturazione
Addebiti
Una panoramica dei servizi, degli extra, della Spa e delle telefonate viene visualizzata nelle prenotazioni:
Servizi
Nella prima scheda "Servizi" troviamo una panoramica dei servizi, cioè l'area direttamente collegata ai servizi Alloggio. In questa parte del programma, i servizi possono essere visualizzati o creati e modificati di recente.
Se i "Servizi" vengono aperti da una prenotazione, sono disponibili diverse procedure guidate per una comoda gestione dei dati. Questi non si trovano nella sezione del programma Hotel » Movimenti » Servizi addebitati, che fornisce solo una panoramica.
Per saperne di più: Camere prenotate | Servizi addebitati
Extra
Clicca su "Extra" per accedere alla tabella degli extra addebitati per la prenotazione corrente. Gli extra possono essere aggiunti manualmente utilizzando il bottone "Inserisci extra" o il simbolo "+". Vengono forniti anche i bottoni per il trasferimento e l'importazione.
Per saperne di più: Extra addebitati
Spa
Questa scheda conduce a una panoramica di tutti gli appuntamenti spa per la prenotazione corrente. Anche i trattamenti (simbolo "+") e i pacchetti ("Assistente Spa") possono essere prenotati da lì.
Per saperne di più:
Telefonate
In questa scheda, troverai la tabella con le telefonate per la prenotazione. Di solito vengono trasmesse automaticamente da un sistema telefonico tramite un'interfaccia dati. Tuttavia, è anche possibile prenotare le telefonate manualmente. Il bottone "Importa addebiti" può essere utilizzato per forzare l'importazione automatica di altre chiamate.
Per saperne di più: Telefonate
Registra
Questo bottone è attivo solo per le prenotazioni di tipo "Contingente". A differenza delle prenotazioni normali, queste non possono essere prenotate semplicemente cambiando il tipo in "Prenotazione", poiché di solito viene prenotata solo una sottoarea di un insieme più ampio. Il bottone "Prenota" apre gli Assistenti di prenotazione, che serve per effettuare la prenotazione dal contingente.
Per saperne di più:
Buoni
Questo bottone apre una tabella per riscuotere i buoni per la prenotazione corrente. Un'area tematica separata è stata dedicata all'argomento "Buoni" e viene trattata qui: Gestione buoni.
Corrispondenza
Questo bottone apre una tabella con l'intera corrispondenza della prenotazione corrente. A seconda delle impostazioni del sistema, qui può essere elencata anche tutta la corrispondenza con l'ospite e/o la ditta.
Per saperne di più:
Korrespondenz.html ist eine neue Sammlung, die von jeder Adresse aus angesteuert werden kann WICHTIG: klären Unterschied "K" und "Korrespondenz" geklärt: K: Korrespondenz zu Gast bzw. Firma Korrespondenz: Korrespondenz diese Reservierung; Optional auch ganze Korrespondenz zu Gast und Firma
Ospiti in camera
Clicca sul bottone per aprire una finestra con due tabelle. La tabella superiore contiene tutti gli ospiti della camera della prenotazione corrente, quella inferiore i messaggi degli ospiti, che possono anche essere stampati o trasmessi telematicamente da questo punto. (Nella maggior parte dei casi, tuttavia, la registrazione degli ospiti viene effettuata nel piano camere sotto Hotel » Movimenti » Denuncia ospiti o Hotel » Attività periodiche » Denuncia ospiti elettronica).
Per saperne di più:
Check-in
Quando clicchi sul pulsante "Check-In", lo stato di tutte le prenotazioni delle camere viene impostato su "Presente". A questo possono essere collegati vari sistemi esterni, come l'aria condizionata e i sistemi di chiusura del telefono, che vengono attivati solo durante il processo di check-in. Ad esempio, nella voce di programma "Registra extra" si possono selezionare solo le camere prenotate con lo stato "Presente". (All'interno di una prenotazione, tuttavia, gli extra possono essere aggiunti indipendentemente dallo status). Il check-in deve essere effettuato prima che gli ospiti entrino nella loro camera per la prima volta.
Una volta effettuato il check-in, la prenotazione viene contrassegnata con un'icona nel Quadro prenotazioni, a condizione che non sia stato creato alcun messaggio per essa. Il simbolo scompare dopo che la prenotazione è stata registrata. (Questo avviso può essere attivato e disattivato nelle impostazioni predefinite).
Per saperne di più:
Check-out
Il bottone "Check-out" viene solitamente premuto prima della partenza dell'ospite. Questo perché vengono poi effettuati diversi controlli, come ad esempio se tutto è già stato pagato. In caso contrario, viene emesso un avviso corrispondente. In ogni caso, è necessaria una conferma del check-out prima che venga effettivamente effettuato. Lo stato della camera prenotata viene quindi impostato su "partito".
Anche se gli ospiti non sono ancora partiti, questo pulsante può essere utilizzato per il controllo: se non appare alcun messaggio di avvertimento, tutto è OK. Alla domanda se il check-out debba essere effettuato, si risponde semplicemente con "No".
Divisione delle prenotazioni – Separare camere da una prenotazione di gruppo
Con il comando "Split" è possibile separare singole prenotazioni di camere da una prenotazione esistente (ad esempio una prenotazione di gruppo) e trasferirle in una nuova prenotazione autonoma.
Tutti i dati rilevanti dell’intestazione della prenotazione vengono mantenuti, in modo che la nuova prenotazione possa essere utilizzata direttamente – ad esempio per una fatturazione separata, una modifica o una cancellazione.
Come funziona il comando "Split"
La funzione viene avviata tramite il comando "Split" (ad esempio con clic destro sulla prenotazione nel planning camere o tramite i tre puntini in alto a destra nella prenotazione).
Viene quindi visualizzato un elenco di tutte le prenotazioni di camere idonee alla divisione.
Selezionare le camere desiderate.
Eseguire il comando Split – verrà creata automaticamente una nuova prenotazione.
Questa nuova prenotazione si aprirà automaticamente per poter essere modificata immediatamente.
Cosa viene trasferito nella nuova prenotazione
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Ospiti delle prenotazioni di camera
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Prezzi e servizi
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Dati collegati come note o richieste di camere (se disponibili)
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Dati dell’intestazione della prenotazione originale
Quando non è possibile effettuare uno Split
In alcuni casi, non è possibile separare una prenotazione di camera:
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Se un ospite è già registrato (denuncia effettuata)
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Se ci sono consumazioni già fatturate (ad esempio servizi già addebitati in conto)
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Se esistono conti di addebito chiusi e condivisi tra più camere
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Se ci sono conti collegati alle camere, questi – se non ancora chiusi – vengono reimpostati automaticamente
Nota importante
L’operazione di Split non può essere annullata.
Se per errore sono state separate delle camere, è necessario riunire manualmente la nuova prenotazione con quella originale.
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